Politique de confidentialité de ForetTempo.

1. Responsable du traitement et coordonnées.

Le responsable du traitement des données personnelles décrites dans ce document est :

• ForetTempo SRL
• Boulevard de Waterloo 110, 1000 Bruxelles, Belgique
• Email : [email protected]
• Téléphone : +32 2 586 42 73

ForetTempo agit en tant que responsable du traitement pour les données collectées via le site forettempo.ink, lors des échanges avec les prospects et clients, ainsi que dans le cadre de la délivrance de ses formations et accompagnements en gestion du temps.

2. Champ d’application de la politique.

La présente politique s’applique à tout traitement de données personnelles réalisé par ForetTempo dans le cadre des activités suivantes :

• visite du site forettempo.ink et utilisation des formulaires de contact ;
• inscription à des programmes de formation, d’ateliers ou d’accompagnement ;
• gestion de la relation commerciale avec les clients particuliers et professionnels ;
• organisation d’évènements, webinaires ou séances d’information liées à la gestion du temps ;
• gestion des demandes d’exercice de droits en matière de protection des données.

Elle ne couvre pas les traitements réalisés par des tiers vers lesquels le site pourrait renvoyer (par exemple des outils de visioconférence, services de paiement ou plateformes externes), qui restent soumis à leurs propres politiques de confidentialité.

3. Catégories de données collectées.

ForetTempo limite la collecte des données au strict nécessaire pour fournir ses services. En fonction de votre interaction avec nous, les catégories de données suivantes peuvent être collectées :

• Données d’identification et de contact : nom, prénom, fonction, organisation, adresse email, numéro de téléphone, langue de communication, éventuellement adresse postale.
• Données de relation client : historique des formations suivies, participation aux ateliers, échanges par email, notes explicatives sur vos besoins en matière d’organisation (par exemple volume de tâches, contraintes de planning).
• Données de facturation : coordonnées de facturation, numéro d’entreprise, détails nécessaires à l’émission de factures et à la comptabilité.
• Données techniques : données de journalisation et d’usage du site (par exemple pages consultées, identifiant de session, horodatages), collectées de manière limitée, principalement à des fins de sécurité et de statistiques de fréquentation agrégées.
• Données liées aux cookies : préférences de navigation, consentement aux cookies, indicateurs d’audience anonymisés ou agrégés, selon les choix que vous effectuez. Les détails sont précisés dans la politique de cookies.

ForetTempo ne collecte pas, dans le cadre normal de ses services, de données sensibles au sens du droit applicable (par exemple données de santé, opinions politiques ou données biométriques). Si des informations de ce type nous étaient transmises volontairement, elles seraient traitées uniquement dans la mesure nécessaire à la compréhension de votre situation et, dans la mesure du possible, immédiatement minimisées ou supprimées.

4. Bases juridiques du traitement.

ForetTempo traite vos données personnelles sur la base des fondements juridiques suivants, selon les cas :

• Exécution d’un contrat ou de mesures précontractuelles : lorsque le traitement est nécessaire pour gérer votre inscription à une formation, organiser un atelier, préparer une mission d’audit ou répondre à une demande d’offre de services.
• Consentement : pour l’envoi de communications marketing non essentielles (par exemple une newsletter) et pour l’utilisation de certains cookies non strictement nécessaires, lorsque la loi l’exige.
• Obligations légales : pour respecter les obligations comptables, fiscales, sociales ou de conservation de documents imposées par le droit belge ou européen.
• Intérêt légitime : pour assurer la sécurité du site, améliorer les parcours de formation, mesurer de manière générale l’utilisation de nos ressources, ou encore gérer la relation client dans une perspective de suivi et de fidélisation, tout en préservant vos droits et libertés fondamentaux.

Lorsque le traitement repose sur votre consentement, vous pouvez le retirer à tout moment sans remettre en cause la licéité des traitements effectués avant ce retrait.

5. Finalités des traitements.

Les données collectées sont utilisées pour des finalités déterminées, explicites et légitimes, en lien direct avec l’activité de ForetTempo. Nous utilisons notamment vos données pour :

• La gestion des demandes entrantes : réponses aux questions envoyées via le formulaire de contact ou par email, prise de rendez-vous exploratoires, orientation vers les programmes les plus adaptés.
• La gestion des inscriptions : création et suivi des inscriptions à nos formations, ateliers et accompagnements, envoi d’informations pratiques (horaires, liens de connexion, supports).
• La délivrance des services : animation des sessions, mise à disposition des contenus, suivi des progrès, envoi de ressources complémentaires, organisation de sessions de questions/réponses.
• La gestion administrative et comptable : émission des factures, suivi des paiements, gestion des éventuels impayés, réponse aux obligations fiscales et légales.
• L’amélioration des contenus : analyse générale, et non individualisée, des retours, taux de complétion, questions fréquemment posées, afin d’améliorer le format et la pertinence de nos programmes.
• La communication et l’information : envoi d’informations sur les mises à jour importantes des programmes ou des conditions de service, ainsi que d’invitations à des évènements ou contenus liés à la gestion du temps, dans le respect des règles applicables au marketing direct.

6. Destinataires des données et sous-traitants.

ForetTempo ne vend ni ne loue vos données personnelles à des tiers. L’accès à vos informations est limité aux personnes et prestataires qui en ont besoin pour remplir leur mission, dans le respect du principe de confidentialité.

Les destinataires potentiels peuvent inclure :

• les membres de l’équipe ForetTempo impliqués dans la conception et la délivrance des formations ;
• des prestataires de services techniques (hébergement, emailing, outils de visioconférence, solutions de paiement en ligne), agissant en tant que sous-traitants et soumis à des obligations contractuelles strictes en matière de protection des données ;
• des conseillers externes (comptable, conseiller juridique) lorsque cela est nécessaire pour satisfaire à nos obligations légales ou défendre nos droits ;
• les autorités compétentes, si la loi exige la communication de certaines données ou dans le cadre de procédures légales.

Lorsque des sous-traitants sont impliqués, ForetTempo s’assure qu’ils offrent des garanties suffisantes en matière de sécurité et de confidentialité, notamment au moyen de clauses contractuelles appropriées.

7. Transferts internationaux de données.

ForetTempo privilégie, lorsque cela est possible, l’hébergement des données au sein de l’Espace économique européen. Toutefois, certains de nos prestataires techniques peuvent être établis ou stocker des données en dehors de l’EEE.

Dans ce cas, nous veillons à ce que des garanties appropriées soient mises en place, par exemple au travers de clauses contractuelles types adoptées par la Commission européenne ou de tout autre mécanisme reconnu par la réglementation en vigueur. Sur demande, nous pouvons fournir davantage d’informations sur les transferts éventuels vous concernant.

8. Durées de conservation.

ForetTempo conserve les données personnelles uniquement pendant la durée nécessaire aux finalités pour lesquelles elles ont été collectées, augmentée le cas échéant des délais légaux de prescription. À titre indicatif :

• les données liées à la gestion contractuelle et de facturation sont conservées pour la durée du contrat, puis archivées pendant la durée requise par la législation comptable et fiscale ;
• les données de contact utilisées à des fins d’information et de communication sont conservées tant que vous ne vous désinscrivez pas ou ne retirez pas votre consentement, ou pendant une période raisonnable d’inactivité ;
• les journaux techniques et données de sécurité sont conservés pour des durées limitées nécessaires à la détection d’incidents et à la prévention des abus ;
• les informations échangées dans le cadre d’une demande de contact sont conservées le temps nécessaire au suivi de cette demande, puis archivées ou supprimées selon leur utilité.

À l’issue des durées de conservation, les données sont supprimées ou anonymisées de manière irréversible lorsqu’une suppression immédiate n’est pas possible pour des raisons techniques ou légales.

9. Sécurité des données.

ForetTempo met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles raisonnables pour protéger vos données contre la destruction accidentelle ou illicite, la perte, l’altération, la divulgation non autorisée ou l’accès non autorisé.

Ces mesures incluent notamment : contrôle des accès, limitation des personnes habilitées, mots de passe robustes, sauvegardes régulières, choix de prestataires offrant un niveau de sécurité adapté, sensibilisation de l’équipe à la protection des données et aux bonnes pratiques numériques.

Aucun système n’étant totalement exempt de risque, nous nous engageons à réagir avec diligence en cas d’incident de sécurité avéré, et, lorsque la réglementation l’exige, à notifier les autorités compétentes et les personnes concernées.

10. Vos droits.

Conformément à la réglementation applicable, vous disposez, dans certaines conditions, des droits suivants à l’égard de vos données personnelles :

• droit d’accès et d’information ;
• droit de rectification des données inexactes ou incomplètes ;
• droit d’effacement (« droit à l’oubli ») lorsque les conditions sont remplies ;
• droit à la limitation du traitement ;
• droit d’opposition à certains traitements fondés sur l’intérêt légitime ou à des fins de marketing direct ;
• droit à la portabilité des données que vous nous avez fournies lorsque le traitement est fondé sur votre consentement ou sur un contrat et effectué à l’aide de procédés automatisés ;
• droit de retirer votre consentement, lorsque le traitement repose sur celui-ci.

Pour exercer vos droits, vous pouvez nous contacter à l’adresse [email protected]. Afin de protéger votre vie privée, nous pouvons être amenés à vérifier votre identité avant de donner suite à votre demande.

Vous disposez également du droit d’introduire une réclamation auprès de l’autorité de contrôle compétente en matière de protection des données dans votre pays de résidence au sein de l’Union européenne, sans préjudice de tout autre recours administratif ou judiciaire.

11. Communications marketing et newsletters.

ForetTempo peut vous adresser, avec votre consentement ou sur la base de son intérêt légitime dans le cadre d’une relation client existante, des informations sur ses nouveaux programmes, ateliers, ressources pédagogiques ou évènements liés à la gestion du temps et à l’organisation personnelle.

Vous pouvez à tout moment vous désinscrire en suivant le lien de désabonnement présent dans chaque message ou en nous contactant directement. Le retrait de votre consentement n’affecte pas les messages nécessaires à l’exécution d’un contrat (par exemple, l’envoi de confirmations d’inscription ou d’informations pratiques).

12. Cookies et technologies similaires.

Le site forettempo.ink utilise des cookies et technologies similaires afin d’assurer son bon fonctionnement, de mémoriser vos préférences et, de manière limitée, de mesurer l’audience de manière agrégée. Pour plus de détails sur les types de cookies utilisés, leurs finalités, leurs durées de conservation et les moyens dont vous disposez pour gérer vos préférences, veuillez consulter notre politique de cookies.

13. Liens externes et sites tiers.

Le site peut contenir des liens vers des sites, services ou contenus appartenant à des tiers (plateformes de visioconférence, outils d’agenda, ressources en ligne, etc.). ForetTempo n’exerce aucun contrôle sur ces sites et ne peut être tenue responsable de la manière dont ils traitent vos données personnelles.

Nous vous invitons à consulter les politiques de confidentialité de ces tiers avant de leur transmettre vos données ou d’utiliser leurs services.

14. Mise à jour de la politique de confidentialité.

La présente politique peut être mise à jour pour tenir compte de l’évolution de nos services, des exigences légales ou réglementaires, ou encore des recommandations des autorités de protection des données.

La version la plus récente est toujours disponible sur cette page et mentionne la date de la dernière mise à jour. En cas de modification substantielle, nous informerons, dans la mesure du possible, les personnes concernées par des canaux appropriés (par exemple par email ou via un message sur le site).